建設業では、昔から付き合いのある取引先との仕事や、小規模工事などでは契約書を作成しないケースも少なくありません。
しかし、建設業許可を取得・更新していく中で、
「昔の契約書が残っていない…」
という理由で困る方は非常に多くいます。
実は契約書は、単に工事の契約内容を確認するためだけではなく、建設業許可の申請や変更手続きにおいて重要な証明資料になることがあります。
この記事では、香川県で建設業許可を取得・維持したい事業者の方向けに、
- 建設業で契約書が重要な理由
- 契約書が必要になる場面
- 契約書がない場合の対応方法
- 今後どのように書類を保管すればよいか
について解説します。
契約書は建設業許可の「証明資料」になる
建設業許可では、さまざまな場面で
「本当にその経験があるのか」
を証明する必要があります。
その際に最も証明力が高い資料の一つが契約書です。
契約書には、
- 工事名
- 工事内容
- 契約日
- 工期
- 請負金額
- 発注者
- 受注者
などが記載されているため、
「いつ、どのような工事を施工したか」
を客観的に証明できます。
契約書が必要になる場面① 営業所技術者等（実務経験）の証明
資格を持っていない場合、営業所技術者等（旧：専任技術者）は
原則10年以上の実務経験
によって要件を満たすことができます。
この実務経験を証明する際には、
- 契約書
- 注文書
- 発注証明書
などが証明資料になります。
特に建設業許可のない会社で経験を積んだ場合は、
実務経験証明書だけでは足りず、工事を裏付ける資料が必要です。
契約書が残っていれば、比較的スムーズに証明できます。
契約書が必要になる場面② 経営業務管理責任者（経営業務の管理責任者等）の証明
建設業許可では、
経営業務管理責任者（経管）の経験も証明しなければなりません。
建設業許可業者であれば、
過去の建設業許可通知書などで証明できることもあります。
一方、
建設業許可を受けていなかった会社や個人事業での経験
については、
実際に建設業を営んでいたことを示す資料が必要になります。
その際にも、
契約書や注文書、発注証明書などが重要な証明資料になります。
契約書が必要になる場面③ 工事経歴の確認
建設業許可取得後も、
- 決算変更届
- 経営事項審査
- 各種変更届
などで工事内容を整理する場面があります。
工事経歴書を作成するときにも、
契約書が残っていると
- 工事名
- 工期
- 金額
を正確に記載できます。
昔の記憶だけで作成すると、
金額や工期を誤ってしまうケースも少なくありません。
契約書には「印鑑（押印）」が必要
契約書は、
当事者双方が合意した内容を証明する書類です。
現在は電子契約も普及し、法律上は必ずしも押印が必要ではありません。
しかし、建設業許可の実務では、
契約書には当事者双方の押印を求められます。
また、契約書がなく発注証明書で証明する場合も、
発注者の署名・押印が求められることが一般的です。
契約書がない場合でも諦める必要はありません
「昔の工事だから契約書がない」
というケースも珍しくありません。
その場合は、
- 発注証明書
- 請求書と通帳の入金記録
などを組み合わせて証明できる可能性があります。
ただし、提出先や証明する内容によって必要な資料は異なります。
香川県でも、工事内容や経験年数を確認できる資料を総合的に審査するため、事前に準備を進めることが重要です。
契約書は最低でも10年以上は保管することをおすすめします
法律上の保存期間とは別に、
建設業許可の実務では
10年以上前の工事を証明しなければならない
ケースがあります。
営業所技術者等の実務経験や経営業務管理責任者の経験を証明する際には、
古い工事資料が必要になることも珍しくありません。
そのため、
契約書だけでなく、
- 注文書
- 請求書
- 発注証明書
- 入出金記録
なども、できるだけ長期間保管しておくことをおすすめします。
まとめ｜契約書は「建設業許可の備え」として大切に保管しましょう
契約書は、工事の内容を確認するためだけの書類ではありません。
建設業許可では、
- 営業所技術者等（実務経験）の証明
- 経営業務管理責任者等の経験の証明
- 工事経歴書の作成
- 経営事項審査などの各種手続き
において、重要な証明資料となります。
契約書が残っていれば、申請手続きがスムーズに進むケースも多くあります。
一方で、契約書がなくても、他の資料で証明できる可能性はありますが、資料集めや整理に多くの時間がかかることがあります。
建設業許可を将来的に取得・更新することを考えるのであれば、日頃から契約書や注文書などの工事関係書類を適切に保管しておくことが、結果として会社を守ることにつながります。
りつりん行政書士事務所では、香川県で建設業許可を取得される事業者様に対し、営業所技術者等や経営業務管理責任者等の実務経験の確認から、必要書類の収集方法までサポートしています。
「契約書が残っていない」「この資料で証明できるか分からない」といった場合でも、お気軽にご相談ください。
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